國內(nèi)物流行業(yè)的崛起雖然只是近幾年的事，但以服務(wù)商務(wù)客戶為主的"商貿(mào)物流"卻早已伴隨商業(yè)社會的進(jìn)化，在更開放的平臺上發(fā)展至今天的龐大規(guī)模。貿(mào)易貨物漂洋過海飛越萬里到達(dá)世界的另一端，其過程遠(yuǎn)比"淘寶包郵"復(fù)雜繁瑣得多，幸而仰仗"現(xiàn)代物流"的信息化管理，才可確保這一流通過程順利而高效。

      某世界500強物流"巨頭"就是這樣一家推行物流信息化的行業(yè)佼佼者。如果你走進(jìn)這家公司的辦公區(qū)，必定會對員工辦公桌上堆積如山的各種單據(jù)，還有打印傳真室絡(luò)繹不絕的繁忙場面留下深刻印象。在這里，合理、高效的文檔信息流所起到的引導(dǎo)和整合作用被賦予了更高意義。"文檔處理是現(xiàn)代物流最重要的日常工作之一，也是我們物流信息化改善的核心之一。"該公司IT負(fù)責(zé)人還表示，"科頤辦公的OPS綜合提案，幫助我們改善了工作流程，使得工作效率大幅提升，同時緩解了企業(yè)一部分成本壓力，規(guī)避了信息泄露的風(fēng)險，讓我們的日常工作變得更加高效、有序。"

科頤辦公OPS解決方案幫助用戶實現(xiàn)高效智能型辦公

       智能歸檔取代人工，輕松提效60%

       一套含訂單、報關(guān)資料的客戶單據(jù)大概10-20頁，采用人工歸檔需要多久？答案是：8分鐘！按照一天工作8小時計算，一個熟練員工不間斷地整理資料、掃描、歸檔分類、重命名，一天最多也只能處理60套客戶單據(jù)，而該公司全國范圍每月8500套單據(jù)的歸檔工作量需要近200個工作日才能完成，中間還可能因為人工操作失誤，比如重命名錯誤等延誤工作進(jìn)度，使工作效率大打折扣。

       這對于追求高效的物流企業(yè)來說無疑是拖了后腿。于是，企業(yè)負(fù)責(zé)人提出，以"智能"化自動歸檔系統(tǒng)來取代傳統(tǒng)的人工操作，希望憑借專業(yè)辦公技術(shù)提高工作效率，避免人工出錯，同時為員工騰出更多時間處理其它重要工作，提高企業(yè)的綜合實力。

       為此，科頤辦公解決方案專家團隊在實地考察了客戶的辦公環(huán)境后，開出了OPS綜合提案服務(wù)的第一道"處方"——條形碼分割系統(tǒng)解決方案，即Barcode Separator。

       這是一套基于柯尼卡美能達(dá)數(shù)碼復(fù)合機OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)的解決方案，能夠?qū)呙鑸D像的文字或符號提取分層加以識別。專家團隊發(fā)現(xiàn)，在物流公司每一套客戶單據(jù)的首頁，都有用于唯一識別的條形碼信息。導(dǎo)入Barcode Separator系統(tǒng)之后，復(fù)合機通過輸稿器執(zhí)行自動批量掃描的過程時，每遇到有條形碼的一頁就會自動拆分出上一套文件，并且以掃描時設(shè)定的Tiff或PDF文件格式保存到指定的文件夾下，再根據(jù)提前設(shè)定的命名規(guī)則，將分割文件重命名。這就好比是流水線上的機械手，自動分揀配套的材料放置于不同的功能區(qū)，最后還貼心地?fù)Q上標(biāo)識，方便你識別。整個過程完全倚賴卓越的現(xiàn)代辦公技術(shù)，簡化了傳統(tǒng)繁瑣的工作流程，杜絕人工操作的失誤，而且據(jù)測算，改善后每套單據(jù)處理過程僅花費3分鐘，工作效率提升達(dá)到驚人的62.5%，而這一改善也直接反映在商貿(mào)客戶滿意度的提升上。

       省下的每一分都是現(xiàn)金流

       另一方面，大量的紙質(zhì)傳真占用了物流公司日常行政費用的不少開銷，也是紙張浪費的源頭之一。在這里，傳真機猶如另一扇"業(yè)務(wù)窗口"，源源不斷地接收來自世界各地的訂單合同、報關(guān)資料。以往的工作流程是：傳真機接收到一定數(shù)量的收信后，由人工派發(fā)給相應(yīng)業(yè)務(wù)員，而發(fā)出的傳真，有時也要排隊打印、再行傳送。"我們發(fā)現(xiàn)這樣的工作流程會導(dǎo)致諸多問題，"科頤辦公解決方案專家進(jìn)行了舉例，"比如首要的會導(dǎo)致紙張耗材的浪費，工作效率低，不能進(jìn)行傳真管理或?qū)崿F(xiàn)移動傳真，還可能導(dǎo)致機密情報的泄露等，也不符合物流信息化的發(fā)展需求。"

        隨后，科頤辦公提出OPS綜合提案服務(wù)中的另一套系統(tǒng)——Eastfax無紙化傳真系統(tǒng)，針對這些"病癥"對癥下藥。運用這套系統(tǒng)的好處是，每當(dāng)傳真機接收到外部傳真時，系統(tǒng)就會自動識別內(nèi)線號碼，準(zhǔn)確地將傳真資料發(fā)送至收信人的郵箱，而外發(fā)傳真也可以通過郵箱直接送信，Eastfax系統(tǒng)將自動搜索可發(fā)送的傳真線，無需打印輸出，也不必等待，如果發(fā)送失敗系統(tǒng)還會自動再送信。傳真將不再局限于文檔形式，且都能被電子存檔，這使得傳真管理趨于簡單化，完全脫離了傳統(tǒng)傳真收發(fā)流程的束縛。

      目前，Eastfax無紙化傳真系統(tǒng)已經(jīng)幫助該企業(yè)每月節(jié)約傳真輸出達(dá)30000張，并且隨著系統(tǒng)的深入運作而有增無減，"沒想到以往看似無處可省的辦公費用也可以減省下來。"該公司IT負(fù)責(zé)人欣喜地說。傳真收發(fā)的電子化，也防止了因傳真遺失而導(dǎo)致的信息安全隱患。

      "我們對科頤辦公的服務(wù)非常滿意，他能夠根據(jù)我們的具體需求配以個性化的解決方案，是值得信賴的合作伙伴。"運用"定制式"的OPS綜合提案服務(wù)模式，科頤辦公幫助該物流企業(yè)成功實現(xiàn)了效率提升、成本降低、提高準(zhǔn)確性和安全性的四項綜合改善需求，而每一項改善都意味客戶能夠在未來的市場競爭中繼續(xù)強化競爭優(yōu)勢，獲得更大的商業(yè)成功。

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